POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Avec cette Politique de protection de la vie privée, Droits d’auteur Arts visuels informe ses membres, clients et utilisateurs Web en général de ses engagements en ce qui concerne le traitement des informations, personnelles ou autres, qui sont rassemblées directement ou indirectement sur sa plateforme Web. L’objectif de la présente politique est d’informer les membres, clients et utilisateurs Web  de l’engagement de Droits d’auteur Arts visuels à se conformer aux prescriptions légales de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels au Canada.

Droits d’auteur Arts visuels entend assurer l'intégrité et la protection des informations personnelles recueillies dans le cadre de sa mission et s’engage à se conformer aux standards les plus élevés de confidentialité et de discrétion. Elle a pris et appliqué des mesures de sécurité spécifiques pour garantir le caractère confidentiel de ces informations et faire preuve de transparence à cet égard. Tous les renseignements personnels fournis à Droits d’auteur Arts visuels sont protégés en vertu des dispositions des lois canadiennes applicables.

Cette politique de confidentialité ne s'applique pas aux pratiques des entreprises que nous ne possédons pas ou ne contrôlons pas. Il vous incombe de vous assurer que vous avez obtenu les autorisations et les consentements nécessaires pour tous les renseignements personnels que vous mettez à notre disposition pour utilisation conformément à la présente politique de confidentialité.

Pour faciliter la compréhension du document suivant, voici un glossaire des principaux termes utilisés.

Personne autorisée : Employé-e ou administrateur-trice de Droits d’auteur Arts visuels autorisé-e à accéder en tout ou en partie aux informations personnelles, professionnelles ou institutionnelles nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

Cookie : un cookie est une petite quantité de données générée par une plateforme Web et enregistrée par votre navigateur Web. Son but est de mémoriser des informations vous concernant.

Nom de domaine : la partie d'une adresse Internet qui identifie spécifiquement la plateforme Web enregistrée par une organisation.

Adresse IP : numéro de protocole Internet d’un ordinateur composé de quatre séries de chiffres (ex: 123.123.123.123), attribué pour l’identification précise d’un périphérique sur Internet.

Fichier journal (Log file) : fichier texte qui répertorie toutes les demandes adressées au serveur Web, permettant d'analyser le volume d'événements consignés par le serveur.

Personne concernée : une personne physique qu'un renseignement personnel permet d'identifier.

Informations personnelles : toute information permettant l'identification d'un individu.

Informations collectées lors de l'accès à la plateforme Web

Lorsqu'un visiteur accède à la plateforme Web de Droits d’auteur Arts visuels - CARCC, il se produit un échange automatique d'informations entre son ordinateur et le serveur de la plateforme Web. Cet échange est nécessaire pour que le serveur puisse transmettre au visiteur un fichier compatible avec l’équipement informatique utilisé.

Les données transférées automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas l’identification personnelle du visiteur. Elles sont collectées en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur le Web et sont enregistrées dans des fichiers journaux à des fins de sécurité. Ces fichiers peuvent être nécessaires à des enquêtes judiciaires et ne sont utilisés à aucune autre fin.

Les informations suivantes sont transférées :

• le nom de domaine du fournisseur de service Internet et l’adresse IP utilisée par le visiteur pour accéder à la plateforme de Droits d’auteur Arts visuels ;
• le type de navigateur et de système d'exploitation utilisé pour accéder à la plateforme ;
• la date et l'heure auxquelles un visiteur a accédé à la plateforme ;
• les pages visitées sur la plateforme.

Droits d’auteur Arts visuels utilise un programme de surveillance Web pour collecter des statistiques d'utilisation des visiteurs pour sa plateforme Web, telles que le nombre de visiteurs, les visiteurs de chaque page, le nombre moyen de pages consultées à chaque visite et la technologie utilisée par la clientèle de Droits d’auteur Arts visuels. Cette compilation de données ne contient aucune information personnelle, mais permet à Droits d’auteur Arts visuels de mesurer l’intérêt porté à ses services, d’optimiser la navigation sur sa plateforme Web et d’aider à son développement.

La plateforme Web de Droits d’auteur Arts visuels utilise des cookies pour faciliter la navigation sur les pages de sa plateforme Web, mais ne place aucun cookie persistant ou permanent sur les disques durs des ordinateurs de ses visiteurs. Lorsqu'un cookie temporaire est requis pour la navigation, ce fichier est enregistré par votre navigateur Web et est automatiquement supprimé lorsque vous quittez la plateforme. Un utilisateur Web peut ordonner à son navigateur d’interdire les cookies. Cependant, cette action peut entraîner la perte de certaines fonctions offertes par la plateforme.

Informations personnelles, commerciales ou institutionnelles collectées

Droits d’auteur Arts visuels recueille obligatoirement les informations personnelles, commerciales et/ou institutionnelles suivantes, nécessaires au traitement du fichier de la personne, de l'entreprise et/ou de l'institution concernée.

Les informations personnelles obligatoires demandées sont :

• le noms et le prénom ;
• adresse postale ;
• code postal ;
• numéro de téléphone ;
• adresse courriel ;
• date de naissance ;
• le genre.

À moins que les nom et prénom de l'artiste ne soient nécessaires pour associer une œuvre d'art ou une photographie d'œuvre d'art à son créateur ou à son ayant droit, toutes les autres informations personnelles sont gardées confidentielles.

Les informations commerciales ou institutionnelles obligatoires sont les suivantes:

• le nom complet de l'entreprise ou de l'institution;
• les nom et prénom de la personne responsable ;
• titre de la personne responsable ;
• adresse postale de l'entreprise ou de l'institution ;
• code postal ;
• numéro de téléphone ;
• adresse courriel.

Toutes les informations commerciales ou institutionnelles obligatoires collectées restent réservées à l'usage interne des personnes autorisées.

La plupart des données personnelles recueillies par Droits d’auteur Arts visuels – CARCC  au sujet des artistes, entreprises et/ou institutions le sont de manière volontaire de leur part lorsque qu’ils deviennent membres, utilisent la plateforme Web, font une demande, utilisent un ou plusieurs des services offerts par Droits d’auteur Arts visuels et/ou lorsqu’ils communiquent avec Droits d’auteur Arts visuels. Conséquemment, en fournissant leurs données personnelles à Droits d’auteur Arts visuels, les artistes, les entreprises et/ou les institutions donnent leur consentement à Droits d’auteur Arts visuels pour l’utilisation de ces données ainsi que pour le partage de leurs données personnelles conformément à la présente politique. Les artistes, les entreprises et/ou les institutions peuvent retirer leur consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation de ses informations personnelles en communiquant avec Droits d’auteur Arts visuels, en tout temps, étant entendu que cela nuirait à la capacité de Droits d’auteur Arts visuels de fournir ses services. Par ailleurs, toute fourniture de renseignements personnels au sujet d’autres personnes (p. ex. proches parents) doit avoir été autorisée au préalable par ces personnes.

Méthodes utilisées pour la collecte d'informations personnelles

Droits d’auteur Arts visuels collecte les informations personnelles à l'aide des méthodes suivantes :

• formulaire de demande d’adhésion ou d’enregistrement ;
• courrier et courriels ;
• sondages d'opinion ;
• fichiers journaux *;
• cookies*.

* Ces fichiers sont utilisés pour faciliter la navigation sur la plateforme Web et permettre une utilisation optimale de ses fonctionnalités, mais ils ne permettent pas l'identification personnelle de l'internaute.

Raisons de la collecte d'informations personnelles

Droits d'auteur Arts visuels collecte des informations personnelles pour les raisons suivantes :

• créer un profil personnalisé du demandeur afin de faciliter l'accès aux services ;
• communiquer avec l'utilisateur ;
• transmettre toute information pertinente à l'utilisateur concernant son compte ;
• gérer la plateforme Web de services électroniques ;
• répondre à des demandes d'information ou à une plainte ;
• évaluer et améliorer ses services et ses procédures d'exploitation.

Accès aux informations personnelles collectées

Les administrateurs-trices et les employé-e-s de Droits d'auteur Arts visuels doivent obtenir l’autorisation et un mot de passe pour accéder aux bases de données. Les informations personnelles collectées conformément à la présente politique sont uniquement accessibles aux personnes autorisées à les recevoir lorsque cela est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.  

Droits d'auteur Arts visuels - CARCC n'échange aucune information personnelle avec une tierce partie sans la permission de la personne concernée, sous réserve d’une obligation légale qui l’en obligerait. Dans ce cas, si Droits d'auteur Arts visuels est obligée de communiquer des informations personnelles à un tiers afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires, la ou les personnes concernées ne peuvent s'opposer à une telle transmission, en tout ou en partie.

Stockage et conservation des informations personnelles

Les informations personnelles sont stockées sur des plateformes sécurisées ainsi que sur des serveurs contrôlés par Droits d'auteur Arts visuels – CARCC  et/ou notre fournisseur de services Web Quicksilk, situés soit dans les bureaux de Droits d'auteur Arts visuels, soit dans ceux de son fournisseur de services qui effectuent des copies de sauvegarde quotidiennes.

Droits d'auteur Arts visuels a établi et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'il conserve sur les artistes, les entreprises ainsi que les institutions qui s'enregistrent en tant qu'artistes ou utilisateurs d'œuvres d'art.

Les informations personnelles ne sont pas conservées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées. Les procédures de stockage, d'archivage et de destruction des documents d'arts visuels protégés par le droit d'auteur - dont certains contiennent des informations personnelles - sont conformes aux lois applicables au Canada.

Droits d'auteur Arts visuels conservera les informations personnelles aussi longtemps qu’elles répondront à leur besoin initial ou que cela sera requis légalement.

Protection des informations personnelles

Droits d'auteur Arts visuels traite la correspondance électronique avec le même souci de confidentialité que le courrier classique. La transmission d'informations par courrier électronique n'étant pas sécurisée, Droits d'auteur Arts visuels demande rarement la transmission d'informations personnelles par courrier électronique; toutefois, s'il reçoit un courrier électronique contenant des informations confidentielles, il répond à l'expéditeur en ne conservant que les informations requises pour répondre à la demande adressée dans le message. Lorsque Droits d'auteur Arts visuels est obligé de transmettre des données de nature confidentielle, il utilisera un moyen de communication autre que le courrier électronique.

Droits d'auteur Arts visuels a adopté des mesures destinées à protéger les informations collectées contre toute utilisation frauduleuse, toute communication ou tout accès non autorisé, ainsi que contre la copie, la modification et la perte ou la destruction accidentelle ou illégale. Ces mesures, qui offrent un degré de sécurité approprié pour le traitement et la nature des informations collectées, sont entre autres les suivantes :

• protocole SSL ;

• sauvegarde de données informatiques ;
• développement de certificats numériques ;
• gestion des accès - personne autorisée ;
• connection (log-in) / mot de passe ;
• gestion des accès - personne concernée ;
• pare-feu ;
• logiciel de surveillance du réseau.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité raisonnables pour nous protéger contre la perte, le mauvais usage et l'interception par des tiers des informations sous notre contrôle. Cependant, la confidentialité et la sécurité complètes ne sont pas encore possibles sur Internet. Nous n'assumons aucune responsabilité pour tout dommage que vous pourriez subir en raison de l'interception, de la modification ou de la mauvaise utilisation des renseignements (y compris vos renseignements personnels) transmis sur Internet.

Il est important de vous protéger contre tout accès non autorisé à votre mot de passe et/ou à votre ordinateur.

Précautions à prendre par les utilisateurs

Il incombe à chaque utilisateur de prendre toutes les mesures nécessaires pour que son identifiant et son mot de passe soient utilisés dans des conditions de sécurité optimales afin de protéger le caractère confidentiel des données permettant de l'identifier.

On devrait faire particulièrement attention à :

• choisir un mot de passe difficile à deviner, composé si possible d'au moins huit caractères combinant des lettres, des chiffres et des symboles ;
• éviter d'utiliser des informations personnelles (ex: date de naissance, nom de famille ou prénom) pour choisir son identifiant et / ou son mot de passe ;
• mémoriser son identifiant utilisateur et son mot de passe plutôt que de les noter ;
• protéger son identifiant et son mot de passe d'un tiers ;
• changer son mot de passe fréquemment ;
• se déconnecter après chaque visite sur la plateforme, surtout s'il navigue depuis un ordinateur public ;
• vider la mémoire cache de son ordinateur ;
• éviter d'envoyer des informations personnelles par e-mail.

Accès et correction des informations personnelles, commerciales ou institutionnelles

La plateforme Web de Droits d’auteur Arts visuels permet à ses membres et utilisateurs enregistrés de se connecter à leur compte et de modifier leurs coordonnées personnelles, commerciales ou institutionnelles. Le personnel autorisé de Droits d’auteur Arts visuels peut également apporter les modifications nécessaires à la demande de ses membres ou des utilisateurs enregistrés.

Droits d’auteur Arts visuels invite tous ses membres et utilisateurs à réviser ou à vérifier leurs données personnelles dans le cadre de toute interaction avec Droits d’auteur Arts visuels. Par ailleurs, Droits d’auteur Arts visuels publiera sa politique de confidentialité sur son site Web à l’intention de tous ses membres, licenciés et employés et fera en sortes que toutes les informations concernant les politiques et les méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements personnels soient disponibles à tous.

Droits d’auteur Arts visuels se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin d’y faire refléter les changements dans ses pratiques relatives aux informations. Toute telle mise à jour sera affichée sur le site web de Droits d’auteur Arts visuels, étant expressément entendu qu’il est de la responsabilité des membres, licenciés et utilisateurs de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité afin d’en connaître l’étendue et les diverses modifications qui y sont apportées de temps à autre.

Traitement des plaintes et demande d’information

En cas de non-respect des engagements contenus dans la politique de confidentialité de Droits d’auteur Arts visuels, les personnes concernées peuvent adresser une plainte à :  [email protected] Par ailleurs, toute question concernant la présente politique ou son application devra être adressée à la même adresse courriel ou par courrier, à l’une ou l’autre des adresses suivantes :

Droits d’auteur Arts visuels – CARCC, 214 - 2205 rue Parthenais, Montréal, QC.  H2K 3T3

Copryright Visual Arts – CARCC, 250 - 2 Daly Avenue, Ottawa, ON.   K1N 6E2

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Droits d’auteur Arts visuels-CARCC  /  Mai 2019